Comment prévoir les frais généraux

Les frais généraux constituent un poste de dépenses que vous devez prévoir dans votre business plan. Ils regroupent un certain nombre de charges que nous vous présentons dans ce guide pratique qui vous indique comment prévoir les frais généraux dans un business plan.

Recensez tous vos frais généraux

Procédure à suivre pour recenser vos frais généraux

La première chose à faire est la plus importante : elle consiste à faire preuve d’une très large ouverture d’esprit et à identifier tous les frais généraux que vous allez rencontrer au cours de l’exploitation de votre activité.

Pour se faire, vous pouvez utiliser les techniques du brainstorming entre associés ou avec vos proche ou tout simplement prendre une feuille blanche et y annoter tout ce qu’il vous vient à l’esprit en vous questionnant sur les points suivants :

• A quel prix allez-vous acheter les marchandises que vous allez revendre ?
• Quelles sont les matières nécessaires à la fabrication d’un de vos produit ? Combien vous coûteront-elles ?
• Quelles sont les consommations énergétiques moyennes nécessaires à la fabrication de vos produits ?
• Si vous êtes prestataires de services, allez-vous sous-traiter une partie du chiffre d’affaires que vous allez facturer à vos clients ?
• Comptez-vous louer des locaux professionnels ? Ou pensez-vous domiciliez votre entreprise chez vous pour ne pas payer de loyers ?
• De quels équipements de base allez-vous avoir besoin pour démarrer (ramettes de papier, imprimante, petit ordinateur, fournitures administratives, etc.) ?
• Êtes-vous dans l’obligation de contracter une assurance professionnelle ? Pensez-vous souscrire une assurance responsabilité civile ?
• De quels équipements de télécommunication allez-vous avoir besoin (téléphone portable, fax et abonnements) ?
• Votre matériel va-t-il nécessiter des entretiens particuliers (révision, remplacement de pièces) ? Si oui, selon quelle fréquence ?
• Souhaitez-vous avoir recours aux services d’un expert-comptable pour créer votre entreprise et tenir votre comptabilité ?
• Devez-vous vous inscrire à un organisme particulier (CGA, AGA, etc.) ?
• Des campagnes publicitaires sont-elles prévues ? Quel budget allez-vous consacrer au marketing ?
• Quels moyens de paiements allez-vous accepter ? Pensez-vous vous munir d’un terminal de paiement de carte bleue ?
• Avez-vous des besoins particuliers en matière de gestion de vos comptes (carte bleue internationale, carte à débit différée, etc.) ?
• Existe-t-il des intermédiaires entre vous et vos clients ?

Frais généraux les plus fréquemment rencontrés en pratique

Voici la liste (non exhaustive puisqu’elle dépend de l’activité que vous exercez) des frais généraux les plus rencontrés dans les business plan :

• les dépenses énergétiques : eau, électricité, gaz, carburant et combustible,
• les petits équipements et matériel de faible valeur,
• les fournitures administratives,
• les frais de sous-traitance,
• les charges d’intérim,
• les loyers immobiliers et les charges locatives,
• les dépenses d’entretien et de réparation,
• les primes d’assurances,
• les honoraires comptables et juridiques,
• les commissions versées sur achats ou sur ventes,
• les dépenses de formation,
• les abonnements liés à la documentation,
• les dépenses de communication et de publicité,
• les frais de télécommunication et les frais postaux,
• les frais de déplacement,
• les frais bancaires,
• etc.

Dans le jargon comptable, on appelle cela des charges externes.

Évaluez vos frais généraux

Une fois identifiés, il convient d’évaluer vos frais généraux avec la précision la plus absolue qu’il soit. Plusieurs solutions s’offrent à vous :

• Effectuez des demandes de devis

De très nombreux postes de frais généraux peuvent être estimés ainsi : les assurances, les honoraires d’experts-comptables, les frais d’avocat, les dépenses d’entretien de votre matériel ou encore les campagnes publicitaires complexes.C’est la méthode la plus simple pour obtenir une évaluation rapide et fiable.

• Consultez les catalogues ou les sites Internet de vos partenaires

Certains frais peuvent être évalués en consultant les tarifs figurant dans les brochures publicitaires ou les sites Internet de vos partenaires. Tel est le cas, par exemple, du prix d’achats de vos marchandises, des fournitures administratives, des loyers mobiliers et immobiliers, des frais de publicité, les frais bancaires, commissions sur cartes bleues, ou encore des abonnements téléphoniques et Internet.

Distinguez les frais généraux fixes des frais généraux variables

Cette étape est également très importante. Elle va permettre de déterminer le seuil de rentabilité de la partie financière du business plan. Elle repose sur un principe très simple : vous devrez faire face à certains de vos frais généraux quel que soit le niveau de l’activité, et, au contraire, tandis que d’autres fluctueront dans les mêmes proportions que votre activité . Les frais généraux qui ne varient pas en fonction de l’activité sont appelés « frais fixes » tandis que les autres sont des « frais variables« . L’enjeu final, vous l’aurez compris, est que la marge dégagée sur vos coûts variables couvre l’intégralité (et même plus !) de vos coûts fixes.

Voici quelques exemples de frais généraux fixes/variables selon la nature de votre activité :

Reportez vos frais généraux dans votre check-list

Une fois recensés et évalués, vos frais généraux doivent être consignés dans votre check-list de préparation de business plan. Vous devrez les ventiler par période (nombre d’années que compte votre business plan), par périodicité de paiement (mensuelle, trimestrielle, semestriel ou annuel) et par taux de TVA.

Cette check-list vous fera gagner du temps lors de la construction de vos tableaux financiers et vous permettra surtout de n’oublier aucune donnée.

Les frais généraux vont impacter votre compte de résultat (pour le montant hors taxes) et votre tableau de trésorerie (pour le montant TTC lié au décaissement et pour la TVA lors de la récupération de taxes). Si vous bénéficiez d’un délai de paiement fournisseur en particulier, une dette subsistera à la clôture de l’exercice dans le passif de votre bilan.